Ein Praxisbeispiel aus dem Gesundheitswesen
In einer Unternehmensgruppe des Gesundheitswesens (3 Unternehmen, 500–1.000 Mitarbeiter) traten wiederholt Abweichungen in den Lohnabrechnungen auf – die Ursachen waren zunächst unklar.
Mit ForensicNumbers analysierten wir die Systeme und Prozesse und fanden:
- Fehlende Systemintegration: Isolierte Systeme (Excel, DATEV, DMS, ERP) ohne automatisierte Schnittstellen → manuelle Übertragungsfehler
- Parallele Datenhaltung: Gleiche Daten in mehreren Systemen → hohes Fehlerpotenzial
- Übertragungsfehler: Manuelle Datenübernahmen zwischen Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Buchhaltung → Inkonsistenzen
- Mitarbeiterverhalten: Fehlende Schulungen und unklare Verantwortlichkeiten → systematische Abweichungen
Die Lösung
- Abweichungen identifiziert – systematische Differenzen zwischen Soll- und Ist-Werten
- Ursachen ermittelt – technisch (Schnittstellenprobleme) und organisatorisch (Prozesslücken)
- Maßnahmen erstellt – Integration der Systeme, automatisierte Abgleiche, klare Prozessdefinitionen
Empfehlungen für KMU, Steuerberater & Anwälte
- Systemintegration prüfen: Automatisierte Schnittstellen zwischen Zeiterfassung, Lohnabrechnung (DATEV) und Buchhaltung
- Datenkonsistenz sicherstellen: Vermeidung paralleler Datenhaltung durch zentrale Systeme
- Regelmäßige Plausibilitätsprüfungen: Automatisierte und manuelle Kontrollen der Lohnabrechnungen
- Schulungen durchführen: Sensibilisierung der Mitarbeiter für korrekte Dateneingabe
Wie ich Sie unterstützen kann
Mit ForensicNumbers analysiere ich Lohnabrechnungen und Systemprozesse auf typische Risiken – 100% remote, diskret und mit IT-Kompetenz für DATEV, SAP & Co.